Investeren in datamanagement
Digitalisering heeft natuurlijk ook bij u al op de rvc-agenda gestaan. Er gaat immers geen dag voorbij waarin dit woord niet in de media terug te vinden is. Hacks, ransomware: we lezen het iedere dag opnieuw. Een ander belangrijk aspect, dat minder in de krantenkoppen staat maar ook heel belangrijk is, is het datamanagement. In welke mate is dat bij u op orde?
In het onderzoek 2020/2021 vroegen we aan ruim 200 respondenten of zij vonden dat het datamanagement bij hun organisatie op orde was. Hoe is dat nu geregeld en hoe zou het moeten zijn, kortom: wat vinden respondenten van de huidige en de wenselijke situatie. De hieruit resulterende verbeterwensen zijn bepaald voor 18 benchmarks.
>
Datamanagement
Datamanagement of in goed Nederlands ‘gegevensbeheer’, is de ontwikkeling van architecturen, beleid, praktijken en procedures om de gegevenslevenscyclus te beheren. Anders gezegd: gegevensbeheer is het proces van het verzamelen, bewaren en gebruiken van gegevens op een kosteneffectieve, veilige en efficiënte manier. Datamanagement kan mensen, organisaties en verbonden apparaten het datagebruik helpen te optimaliseren om beter geïnformeerde beslissingen te nemen die maximaal voordeel opleveren. Deze definitie bevat wat loze kreten als ‘optimaliseren’ en ‘maximaal voordeel’, maar het geeft wel een aardig idee waaraan gedacht kan worden.
En wat vinden respondenten van het datamanagement? In onderstaande tabel laten we per regel een gevraagde stelling zien. De verbeterwens is uitgedrukt in een kleur: oranje is een verbeterwens, rood een urgente verbeterwens. In de kolommen zien we een selectie van benchmarks: het basisprofiel (afgekort als bapr, de beursgenoteerde onderneming), het midden- en kleinbedrijf (MKB), de woningcorporatie (Corp), de zorg/welzijnssector (Zorg), de Voorzitter (VZ), de vrouwelijke commissaris (VR) en de bestuurder/lid rvb (DIR). Er zijn 18 benchmarks, die zijn dus niet allemaal getoond. In de laatste kolom ‘totaal’ ziet u het aantal benchmarks (van de 18) met verbeterwensen.
>>
Tabel: Verbeterwensen informatievoorziening
Op de laatste rij in de tabel is te zien dat alle achttien onderscheiden benchmarks verbeterwensen hebben bij de stelling dat het datamanagement binnen de organisatie op orde is. Bij veertien van die achttien is dat ook nog eens urgent van aard. Dat is een serieus signaal en dit kan positief en negatief worden uitgelegd. Positief in de zin dat er oog voor is, negatief dat dat oog ziet dat het niet voldoende is op dit moment.
Het verschil in score tussen enerzijds de directie en anderzijds de internal auditor (niet in de tabel weergegeven) is opvallend. Waar de eerste met een score van 3.98 in de huidige situatie (bijna duidelijk mee eens) redelijk tevreden is met het op orde hebben van datamanagement binnen de organisatie, scoort de tweede slechts een 2.8 (oneens). Zijn de processen dan toch niet zo goed ingericht als de directie denkt? Spreekt u hier in uw organisatie alleen met uw bestuur over?
>>>
Beschouwing
Gekoppeld aan de jarenlange verbeterwens bij ICT/digitaliseringskennis bij de technische competenties in de rvc, maar ook gekoppeld aan de uitkomsten over het betalen van losgeld bij ransomware in dit onderzoek, maken we ons toch wat zorgen. Want hoe goed kan de commissaris inschatten of er wel of niet sprake is van het op orde zijn van het datamanagement? Wordt daarvoor externe expertise ingehuurd? Volstaat de geruststelling van de directie? Wordt hoofd IT opgetrommeld met een mooie presentatie en is het punt dan van de agenda? Wat vindt de internal auditor of business controller in uw organisatie hiervan?
>>>>
Onze tip
Op basis van het onderzoek: vraag naar de vijf verbeterpunten op het gebied van datamanagement, laat daar desnoods eens extern naar kijken, vraag ook dieper in de organisatie, vraag het bestuur naar de verbeteracties en zet deze op de rvc-agenda voor een periodieke update.
>>>>>
Over het onderzoek
We verwijzen naar de resultaten uit de twaalfde editie van het Grant Thornton commissarissen benchmarkonderzoek van Board in Balance. Het onderzoek van auteurs Aalt Klaassen, Dirk-Jaap Klaassen en Oscar Toebosch (Board in Balance) en prof. Herbert Rijken richt zich op commissarissen, bestuurders, secretarissen van rvc en rvb en internal auditors. Voor de verwerking van de resultaten wordt een regressieanalyse toegepast. Daardoor kunnen resultaten worden verkregen voor de afzonderlijke variaties (benchmarks). De respondenten worden benaderd via FBNed, de FINEM, de Governance University, hoofdsponsor Grant Thornton, de NCD, de NCR, de NVTZ, de VTW, Topvrouwen.nl, VNO-NCW metropoolregio Amsterdam, Stichting Blikverruimers.nl en het relatiebestand van Board in Balance. Het onderzoek wordt gesponsord door Grant Thornton, ORTEC en IntegrationPeople. Voor meer informatie: https://www.boardinbalance.com.
Ook deelnemen?
Bent u commissaris/toezichthouder, bestuurder, secretaris van de rvc of internal auditor en wilt u volgende keer ook deelnemen, stuur dan uw contactgegevens naar Dirk-Jaap Klaassen (dirk-jaap.klaassen@boardinbalance.com). Wij nemen dan contact met u op voor het maken van een afspraak zo gauw we met de volgende editie beginnen. Respondenten geven aan dat deelname hen tot denken aanzet en helpt met het formuleren van agendapunten voor de rvc. U krijgt nieuwe inzichten en draagt via ons onderzoek bij aan goed bestuur.
Oscar Toebosch is researcher/consultant en mede-oprichter van Board in Balance, een onafhankelijke organisatie die evaluaties van raden van commissarissen en raden van toezicht uitvoert en onderzoek verricht naar governance. Één van deze onderzoeken is het Grant Thornton Commissarissen-benchmarkonderzoek, naar het functioneren van het commissariaat in al zijn facetten.
Oscar Toebosch
Partner Board in Balance
Vergelijkbare artikelen
Kennisbank
Wij delen graag onze kennis
We hebben inmiddels al meer dan 250 artikelen in onze kennisbank opgenomen. En deze stellen wij graag aan u beschikbaar!
Vacatures
Diverse organisatie hebben vacatures
Vacatures in Limburg, Brabant en Gelderland binnen private en publieke organisaties overzichtelijk gepresenteerd.