Voordat een kandidaat-commissaris zijn benoeming als lid van de Raad van Commissarissen (“RvC”) aanvaardt, stelt hij zichzelf veelal de vraag waar hij instapt en wat hij binnen dat nieuwe verband kan betekenen. De logische volgende stap, te weten concreet en serieus onderzoek te doen naar het antwoord op die vragen, wordt echter door maar weinigen gezet. Daarin is – met name door professionele commissarissen bij de grotere (vaak beursgenoteerde) bedrijven – een kentering te bemerken. De RvC due diligence is langzaam maar zeker in opkomst in Nederland.

Het voornaamste doel van een RvC due diligence is dat de kandidaat-commissaris goed weet waaraan hij begint.

Administratie en compliance

De  vragen die in dat kader van de administratie en compliance kunnen worden beantwoord zijn onder meer:

1. Is de administratie van de onderneming op orde (en zijn de rechten en verplichtingen evenals de liquiditeits- en solvabiliteitspositie van de onderneming op basis van de administratie inzichtelijk)?
2. Heeft de onderneming haar jaarrekeningen tijdig gepubliceerd?
3. Doet de onderneming tijdig en correct belastingaangifte?
4. Betaalt de onderneming tijdig de belastingen of is er (in het recente verleden) een achterstand (geweest)?
5. Hoe is de interne en externe controle (interne audit functie en externe accountant) geregeld?
6. Welke (specifieke) wet- en regelgeving is op de onderneming van toepassing?
7. Welke code(s) en reglementen zijn op de onderneming van toepassing?
8. Zijn er notulen van de verschillende organen beschikbaar en wordt van alle besluiten aantekening gemaakt?

Operationele organisatie

De  vragen die in dat kader van de operationele organisatie kunnen worden beantwoord zijn onder meer:

1. Welke diensten of producten levert de onderneming?
2. Hoe steken de operationele organisatie en de primaire en secundaire processen van de onderneming in elkaar?
3. Wat is het verdienmodel van de onderneming?
4. Op welke markt(en) begeeft de onderneming zich (en wat vergt dat van de commissaris)?
5. Wat is de strategisch beleid van de onderneming?
6. Wat zijn de voornaamste algemene (operationele) risico’s van de onderneming?
7. Wat zijn de voornaamste financiële risico’s van de onderneming?
8. In hoeverre zijn voornoemde risico’s verzekerd?
9. Welke risicobeheersings- en controlesystemen zijn aanwezig?

Samenstelling, competenties en functioneren van de RvC

De  vragen die in dat kader van de samenstelling, competenties en functioneren van de RvC kunnen worden beantwoord zijn onder meer:

1. Wie is lid van de RvC?
2. Hoe functioneert de RvC, welke commissies zijn er ingesteld en hoe is de taakverdeling?
3. Is er sprake van voldoende kwaliteit en diversiteit (in kennis, expertise, gedrag, achtergrond, leeftijd, geslacht, etc.)? Zie ook maak het spannend, diversiteit in de boardroom
4. Hoe vindt oordeelsvorming binnen de RvC plaats?
5. Zijn alle competenties voor een goed functionerende RvC aanwezig?
6. Hoe verhoudt de voorzitter van de RvC zich tot de voorzitter van de Raad van Bestuur?
7. Doet de RvC aan zelfevaluatie? Zie ook 5 tips om te komen tot aanpak zelfevaluatie

>>>

Doel van de RvC due diligence

Het voornaamste doel van een RvC due diligence is dat de kandidaat-commissaris goed weet waaraan hij begint. Hij is voorbereid op zijn taak en hij weet wat van hem gevraagd wordt. De kandidaat-commissaris heeft bovendien vertrouwen in de onderneming waarbij hij commissaris wordt en weet waar zijn toegevoegde waarde zit. Een RvC due diligence helpt de kandidaat-commissaris bovendien om inzicht en voeling bij de onderneming te verkrijgen waardoor de inwerktijd (onboarding) kan worden verkort. Verder kan het afbreukrisico en het risico op aansprakelijkheid door een RvC due diligence worden beperkt.

Kortom, kandidaat-commissaris bezint eer ge begint!